需要备份Microsoft 365的七个关键原因

在过去的两年里，办公场所数字化的步伐一直在逐渐推进。COVID大流行已经表明，可以在远程管理员工的同时保持生产力（或在某些情况下提高生产力）。远程办公领域的领先参与者之一是Microsoft Office 365。

Microsoft Office 365提供了大量不同的功能和可访问的工作负载，是寻求迁移到远程工作系统的组织的绝佳选择。因此，它仍然是最受欢迎的选择之一。然而，尽管如此，如果您使用Microsoft Office 365，您可能需要采用一些外部解决方案来保护存储的信息并改善数据恢复。以下是您需要备份Microsoft Office 365数据的七个关键原因。

为什么需要备份Office 365？ 

尽管Microsoft为Office 365用户提供了几种原生安全选项，但如果您希望在紧急情况或灾难发生时真正保护数据，您的组织将需要采用额外的备份措施。这是由于这个SaaS应用程序的Office 365分发模型。在这个分发模型中，Microsoft为其用户提供访问所有应用程序的权限，保护存储在其服务器内的数据的隐私，并确保其符合可能影响其的任何数据法规。

这是Microsoft对数据恢复的承诺的极限。由于SaaS模型涉及共享责任，用户需要确保信息备份安全，并符合数据保留的任何法律标准。Microsoft提供的是最低限度。因此，您也需要负责保护云中存储和处理的组织数据的安全性，以应对潜在的威胁，如网络钓鱼或恶意软件攻击。换句话说，Microsoft提供对基础架构的访问权限，但保护存储在云中的组织数据是您的责任。

备份Office 365的七个原因 

由于用户和Microsoft之间的共享责任，您的组织必须执行自己的Microsoft Office 365备份，以提高数据恢复能力，并确保在灾难发生时业务连续性。以下是您的组织应始终备份M365数据的七个原因：

• 意外删除 

通常，人为错误是导致许多导致数据丢失的灾难的主要原因。意外数据删除是其中一个原因。这可能与小型信息（如单个文件或电子邮件）有关；在最坏的情况下，可能是意外删除整个用户数据。尽管Office 365具有数据保留期，可以在其中检索数据，但一旦数据从中删除，要访问已删除的信息可能会非常困难，甚至是不可能的。永久删除信息的数据恢复可能会带来挑战。然而，定期进行Office 365备份可以解决这个问题。如果删除了更重要的信息，您的组织可以通过恢复备份来回滚数据，避免进一步问题。

• 恶意软件/勒索软件 

勒索软件越来越对组织构成威胁，每天都有新的更复杂的攻击方法被发明出来。恶意软件和勒索软件的攻击是导致不同公司数据丢失的主要原因之一。在勒索软件攻击的情况下，存储的所有受感染数据都将被加密，而要访问这些数据的唯一方式是输入一个密钥，这个密钥通常只有在攻击者通过加密货币获得其随机数后才能获得。

由于加密方法的设计以及勒索通常必须在很短的时间内支付，因此从受感染文件中恢复数据可能会非常困难。解决方案通常不会提供，而且没有保证勒索受害者会收到密钥，即使收到了，曾经受到威胁的数据库也很可能会成为未来攻击的目标。更糟糕的是，即使使用专业工具，也几乎不可能解密受感染的数据。

尽管勒索软件攻击危险，但如果您拥有Office 365备份，可以相对快速地处理它们。如果要检索组织的受感染数据，定期备份和强大的备份策略将确保您免受恶意软件和勒索软件的威胁。

• 保留策略漏洞 

根据组织提供的服务类型或存储在其IT结构内的数据类型，可能会适用不同的法律法规。这些规则规定了诸如存储每种类型的数据需要多长时间以及您的组织必须随时准备检索和获取此信息等细节。未能满足这些要求可能会导致严重的法律问题。

Office 365仅具有有限的数据保留功能，并且依赖于本地安全工具来恢复重要信息的数据恢复通常是不可能的，尤其是对于已经存储了很长时间的数据。因此，如果您希望保护所有数据并确保您的组织符合所有必要的行业法规，您将需要Office 365备份。

• 在服务中断时保护数据 

共享责任模型的一部分是，Microsoft不负责因服务中断而导致的任何数据丢失。尽管Microsoft确保用户可以顺利访问Office 365并顺利工作，但曾经有过因Microsoft的停机而导致公司遭受巨大潜在损失的情况。

避免服务中断带来的损害最简单的方法是将所有重要数据存储在Office 365备份中。这样，如果用户无法通过互联网检索其Office 365中存储的数据，他们仍然可以使用备份中存储的信息无间断地继续工作。

• 第三方应用程序的问题 

不同组织选择Office 365的一个原因是其易于集成其他可用的第三方应用程序。Office 365提供了各种各样的其他应用程序，包括本机和第三方应用程序，具有非常高的可定制性，经过适当调整后，可以对不同组织有用，提供额外的服务和存储各种数据。

尽管第三方应用程序（如Slack或Salesforce）使工作和管理其他人变得更加便捷，但它们也对存储在Office 365中的数据构成了重大威胁。第三方应用程序不具备与本机应用程序相同的安全证书，这意味着它们可能会受到恶意软件或勒索软件的感染。攻击者通常还使用过时的应用程序作为进入和攻击的方式。

删除受感染的第三方应用程序或仅引发技术问题可能是一个困难的过程，会导致数据丢失并花费其他重要资源。与恶意软件和勒索软件类似，通过Office 365备份，可以轻松解决此问题。

• 内部威胁 

尽管外部威胁涵盖了恶意软件、勒索软件和其他黑客攻击等问题，但还有一个不能被忽视的导致数据丢失的原因，即所有可能对数据构成危险的内部威胁。除了意外删除外，您的组织的员工还可以以其他方式将数据置于危险之中。在某些情况下，不满的员工可能会决定制造混乱，并删除他们仍然可以访问的某些数据。还有其他可能将您的组织置于危险之中的不正当行为方法。如果您的IT结构具有适当的Office 365备份，可以减轻这些威胁，并几乎总是可以进行数据恢复。要对数据造成真正的损害，负有责任的人需要访问备份文件本身。

• Teams数据结构 

如果您的组织正在使用Office 365进行远程工作，Microsoft Teams很可能参与了这个过程。然而，运行Teams所需的数据通常存储在其他应用程序中，不仅包括在使用该应用程序时生成的数据，还包括运行Microsoft Teams所需的许多不同参数。这包括关键的设置、成员数据和其他重要的配置。Office 365备份可以存储在Teams中完成的项目以及所有不同的设置和选项，这些也可能需要在灾难和数据丢失的情况下进行恢复。在这个主题中，您还可以查看关于备份Microsoft Teams的文章的相关信息。

Summarize 

Microsoft 365共享责任模型是Microsoft和客户之间的合作，以确保其数据的安全性和合规性。根据这个模型，Microsoft负责云基础架构的安全性，而客户负责其Microsoft 365环境中的数据和应用程序的安全性。

组织需要备份其Microsoft 365数据的主要原因之一是为了防止数据丢失。尽管Microsoft已经采取了强有力的安全措施，但数据丢失仍然可能由于各种因素，如人为错误、恶意攻击或自然灾害而发生。通过备份其数据，组织可以确保他们拥有其重要信息的副本，可以在数据丢失的情况下恢复。

备份Microsoft 365数据的另一个原因是满足合规性要求。根据组织所在的行业和位置，可能会有特定的法规和标准要求对某些类型的数据进行保护。通过备份其Microsoft 365数据，组织可以证明他们遵守这些法规，避免可能的罚款或处罚。

此外，备份Microsoft 365数据还可以为组织提供对其数据的额外灵活性和控制。例如，他们可以选择在特定时间段内保留其数据，或者他们可以选择有选择地恢复仅某些数据片段，而不是恢复整个Microsoft 365环境。

总的来说，备份Microsoft 365数据是共享责任模型的关键组成部分，可以帮助组织防止数据丢失，满足合规性要求，并获得对其数据的额外控制。

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